Аудит по ЭПД: зачем он нужен перед внедрением 1С-ЭПД и как проходит проверка готовности компании

Почему перед подключением 1С-ЭПД важно провести аудит

Переход на электронные перевозочные документы (ЭПД) — это не просто установка дополнительного сервиса или подключение новой функции в программе 1С. Для успешного внедрения необходимо заранее оценить текущие процессы компании, используемые информационные системы, готовность сотрудников и наличие необходимой инфраструктуры.

Именно для этого проводится аудит по ЭПД. Его главная задача — определить текущий уровень готовности организации к работе с электронными перевозочными документами и сформировать план необходимых работ по подключению 1С-ЭПД.

По результатам аудита специалисты могут определить:

· какие этапы необходимо выполнить для запуска ЭПД;

· какие настройки требуется произвести в 1С;

· потребуется ли обновление платформы или конфигурации;

· какие сотрудники будут участвовать в работе с электронными документами;

· нужна ли настройка электронной подписи, МЧД, обновление КриптоПро и других компонентов;

· потребуется ли обучение пользователей;

· достаточно ли типового решения или необходимы дополнительные доработки.

Таким образом, аудит позволяет заранее выявить возможные сложности и избежать задержек при внедрении.

Что представляет собой аудит по ЭПД

Аудит по ЭПД — это комплексная проверка организационной и технической готовности компании к переходу на электронный документооборот в сфере перевозок.

В рамках аудита анализируются несколько ключевых направлений.

1. Анализ деятельности компании и особенностей документооборота

На первом этапе необходимо понять специфику работы организации:

· чем занимается компания;

· какое количество юридических лиц участвует в процессах;

· какой объем перевозочных документов оформляется в течение года;

· какую роль компания выполняет в перевозочном процессе: грузоотправитель, грузополучатель, перевозчик или экспедитор.

Также оценивается, как сейчас оформляются перевозочные документы и какие виды документов используются в работе.

Это позволяет определить масштаб будущего внедрения и подобрать оптимальный вариант перехода на ЭПД.

2. Проверка используемой системы 1С

Одним из важных этапов аудита является анализ текущей информационной системы.

Специалисты проверяют:

· какую конфигурацию 1С использует компания;

· версию платформы и конфигурации;

· возможность обновления базы;

· наличие необходимых условий для подключения сервиса ЭПД.

Полученная информация позволяет определить, готова ли текущая система к внедрению или потребуется предварительная подготовка: обновление, настройка или дополнительные работы.

3. Анализ текущих процессов и участников работы с ЭПД

Внедрение ЭПД затрагивает не только программное обеспечение, но и сотрудников компании.

Во время аудита определяется:

· кто отвечает за создание перевозочных документов;

· кто будет подписывать документы электронной подписью;

· какие сотрудники будут работать с ЭПД;

· кто будет ответственным за сопровождение процесса;

· требуется ли обучение пользователей.

Также учитывается взаимодействие со сторонними организациями: медицинскими организациями, механиками, перевозчиками и другими участниками процесса.

4. Проверка готовности электронной подписи и средств защиты

Для работы с ЭПД необходимо обеспечить корректную работу электронной подписи и средств криптографической защиты.

В рамках аудита проверяется:

· наличие квалифицированной электронной подписи (КЭП);

· наличие КЭП у сотрудников, участвующих в подписании документов;

· установлен ли КриптоПро на рабочих местах и какая у него версия (требуется ли обновление);

· количество необходимых лицензий;

· наличие машиночитаемых доверенностей (МЧД).

Этот этап позволяет заранее определить, какие дополнительные действия потребуются для подготовки рабочих мест.

5. Анализ работы с оператором ЭПД и ЭДО

Также проводится проверка текущего взаимодействия компании с операторами электронного документооборота.

Специалисты уточняют:

· работает ли организация с оператором ЭДО или ЭПД;

· настроена ли учетная запись ЭДО в 1С;

· есть ли контрагенты, готовые участвовать в тестовом обмене;

· требуется ли помощь партнерам компании при подключении к ЭПД.

Эта информация необходима для планирования тестирования и организации полноценного обмена электронными документами.

Как проходит аудит по ЭПД

Аудит может проводиться двумя способами.

Вариант 1. Проведение аудита специалистом нашей организации

В этом случае сотрудник нашей компании — сервис-инженер — самостоятельно проводит сбор необходимой информации.

Такой вариант удобен для компаний, которые хотят получить профессиональную оценку текущей ситуации и полностью подготовиться к переходу на ЭПД.

Вариант 2. Самостоятельное заполнение опросника клиентом

Компания также может самостоятельно пройти аудит, ответив на вопросы специального опросника.

После получения заполненного опросника специалисты анализируют данные и готовят рекомендации по дальнейшим действиям.

Такой вариант позволяет быстро оценить готовность компании и подготовить основу для дальнейшего обсуждения проекта внедрения.

Что получает клиент после проведения аудита

Главный результат аудита по ЭПД — это понятный план перехода на электронные перевозочные документы.

Компания получает:

· понимание текущего состояния и уровня готовности;

· перечень необходимых технических работ;

· список требований к программному обеспечению;

· рекомендации по подготовке сотрудников;

· информацию о необходимых дополнительных сервисах;

· предварительный план внедрения 1С-ЭПД.

Благодаря аудиту процесс подключения становится более прозрачным и управляемым.

Остались вопросы или нужна помощь с запуском?

         

Теория важна, но реальная настройка 1С, отработка сценариев с водителями и интеграция с операторами ЭДО требуют индивидуального подхода.

Звоните проведем аудит готовности и поможем решить возникшие вопросы по работе с электронными перевозочными документами:

 +7 (8422) 38-43-48

Подписывайтесь на наш Центр ЭПД в МАХ и задавайте вопросы специалистам

Сделаем ваш документооборот прозрачным, быстрым и надёжным уже сегодня!