Экспедиторские документы
07.09.2026
Экспедиторские документы.С 1 сентября 2026 года в России вступает в силу масштабная цифровизация документооборота в сфере транспортно-экспедиционной деятельности на основании Федерального закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ . Форматы электронных документов утверждаются ФНС России, а их передача и хранение осуществляются через Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) .
В этой статье мы подробно распишем описание трех ключевых электронных экспедиторских документов, для чего каждый из них нужен и самое главное, как это отражается в налоговых органах.
1.Электронное поручение экспедитору (ЭПЭ)
Это электронный документ, который определяет перечень и условия оказания экспедитором клиенту транспортно-экспедиционных услуг в рамках договора . Согласно форматам, утвержденным ФНС, он включает два обязательных файла обмена: файл информации клиента (сведения о перечне и условиях оказания услуг) и файл информации экспедитора .
Для чего он нужен:
Документ фиксирует факт достижения соглашения по договору транспортной экспедиции и служит основанием для начала работы экспедитора . Он защищает интересы обеих сторон, четко регламентируя задачи, маршруты, особые условия перевозки, стоимость и ответственность сторон до момента фактической приемки груза.
Как отражается в налоговых органах:
ЭПЭ является первичным документом, подтверждающим экономическую обоснованность расходов на транспортно-экспедиционные услуги (ст. 252 НК РФ). Поскольку документ передается в ГИС ЭПД, ФНС получает возможность автоматизированной сверки условий договора с фактическим оказанием услуг и выставленными счетами-фактурами, что снижает риски доначисления НДС и налога на прибыль при камеральных и выездных проверках .
2. Электронная экспедиторская расписка (ЭЭР)
Это перевозочный документ, подтверждающий факт получения экспедитором для перевозки груза от клиента либо от указанного им грузоотправителя . В электронном виде она состоит из файла обмена информацией экспедитора, содержащего сведения о грузе, грузоотправителе и клиенте.
Для чего он нужен:
Расписка фиксирует юридически значимый момент перехода ответственности за сохранность груза к экспедитору . Она удостоверяет количество, состояние и характеристики груза при его приемке, защищая экспедитора от претензий за повреждения, возникшие до передачи груза, а клиента – от недобросовестного исполнения обязательств .
Как отражается в налоговых органах:
ЭЭР служит ключевым доказательством реальности хозяйственной операции (во исполнение ст. 54.1 НК РФ). Наличие подписанной ЭЭР в ГИС ЭПД позволяет налогоплательщику обосновать расходы на перевозку и правомерно принять к вычету входной НДС. ФНС автоматически сопоставляет данные ЭЭР с электронной транспортной накладной (ЭТрН), выстраивая прозрачную и непротиворечивую цепочку движения груза .
3. Электронная складская расписка (ЭСР)
Это документ, подтверждающий факт принятия экспедитором у клиента груза на складское хранение . Электронная складская расписка состоит из файла обмена, включающего сведения о грузе, клиенте, экспедиторе и условиях хранения .
Для чего он нужен:
ЭСР удостоверяет право владения грузом со стороны экспедитора на время хранения и фиксирует его состояние при размещении на складе . Она необходима для организации складской логистики, проведения инвентаризации и последующей законной выдачи груза управомоченному лицу.
Как отражается в налоговых органах:
Документ подтверждает реальность оказания услуг складского хранения для целей налогового учета расходов как у клиента (на расходы), так и у экспедитора (на доходы). Интеграция ЭСР с ГИС ЭПД позволяет ФНС контролировать полноту отражения доходов экспедитора и обоснованность расходов клиента на хранение, предотвращая использование схем с фиктивными складскими операциями .
Общие требования ФНС и налоговые последствия перехода на ЭДО
1.Обязательность и сроки: С 1 сентября 2026 года работа с этими документами в электронном виде через ГИС ЭПД становится обязательной, за исключением отдельных случаев, когда Минтранс России разрешит использование бумажных носителей. Подробнее с исключениями можно ознакомится на официальном сайте Минтранса: https://mintrans.gov.ru.
2.Электронная подпись: Документы подписываются усиленной квалифицированной (УКЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП) физического лица (действующего по доверенности) в инфраструктуре, обеспечивающей межведомственное взаимодействие.
3.Автоматизированный налоговый контроль: Переход на электронные форматы, утвержденные ФНС, обеспечивает автоматизированный контроль. Налоговые органы получают структурированные данные в режиме, близком к реальному времени, что упрощает проверку реальности сделок и снижает бумажный документооборот.
Риски: Несоблюдение утвержденных форматов, отсутствие документов в ГИС ЭПД или нарушение сроков их подписания в системах ЭДО может привести к отказу налоговой инспекции в признании расходов и вычетов по НДС, а также к штрафным санкциям за нарушение правил документооборота.
Поддержка электронных экспедиторских документов в «1С»
Функционал для работы с новыми электронными документами уже реализован и активно развивается в экосистеме «1С», что позволяет бизнесу заранее подготовиться к обязательному переходу на ЭДО, также на данный момент уже настроен роуминг между основными операторами ЭДО, такими как «Калуга-Астрал», «Контур» и «Тензор(СБИС)». Для того, чтобы у вас появились экспедиторские документы, 1С должна быть обновлена до версии указанной по ссылке: https://v8.1c.ru/lawmonitor/608af4c5-08ea-11f1-8d02-005056bea45e.htm. Благодаря этому компании могут настроить сквозной автоматизированный процесс: от создания заявки и поручения экспедитору до фиксации факта приема груза на склад и его дальнейшей перевозки, обеспечивая полное соответствие требованиям законодательства, вступающим в силу с 1 сентября 2026 года.
Остались вопросы или нужна помощь с запуском?
Звоните проведем аудит готовности и поможем решить возникшие вопросы по работе с электронными перевозочными документами:
+7 (8422) 38-43-48
Подписывайтесь на наш Центр ЭПД в МАХ и задавайте вопросы специалистам
Сделаем ваш документооборот прозрачным, быстрым и надёжным уже сегодня!